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Evaluierungsprozess

Im Kern der von uns durchgeführten Evaluierungen steht eine vollständig anonyme Befragung der Aufsichtsratsmitglieder auf Basis eines Online-Fragebogens, der jeweils in Abstimmung mit dem betroffenen Unternehmen bzw. dem Gremium unternehmens-spezifisch angepasst wird. Generell basiert der Fragebogen auf der mehrjährigen Erfahrung bei der Durchführung von Effizienzprüfungen, wissenschaftlicher Analysen zur Ableitung von Erfolgsmustern erfolgreicher Gremien sowie praktischer Erfahrungen der Gremienarbeit.


(Digitale) Durchführung des Evaluierungsprozesses

Die Effizienzprüfung von ECBE wird vollständig digital, d.h. onlinebasiert, durchgeführt. Die Technologie ist dabei so gestaltet, dass Gremienmitglieder jegliche Form von Endgerät verwenden können (Mobilfunkgerät, Pad, PC, Laptop, etc.) und die Bearbeitung des Fragebogens somit flexibel gestaltet ist. Sollten einzelne Gremienmitglieder eine schriftliche Beantwortung des  Fragebogens präferieren, ist auch diese Möglichkeit technisch  hinterlegt, da der Fragebogen einfach aus dem Onlinetool ausgedruckt  bzw. den Gremienmitgliedern zur Verfügung gestellt werden kann. Zudem ist sichergestellt, dass die Gremienmitglieder  die Onlinebefragung jederzeit unterbrechen können bzw. bei einer extern verursachten Unterbrechung keine Daten verloren gehen. Im Rahmen der Befragung haben die Gremienmitglieder nicht nur die Möglichkeiten die vorher abgestimmten Fragen zu beantworten, sondern können zudem Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge in den dafür vorgesehenen Textfeldern unterbreiten. Diese Flexibilität vereinfacht den Bearbeitungsprozess erheblich. Der zeitliche und administrative Aufwand ist deutlich reduziert. Des Weiteren ist während des gesamten Evaluierungszeitraums eine Hotline eingerichtet, an die sich die Gremienmitglieder bei inhaltlichen und technischen Fragen wenden können.


Inhaltlicher Einschluss aller Aspekte der Aufsichtsratsarbeit

Die Evaluierung von ECBE adressiert alle wesentlichen Aspekte der Aufsichtsratsarbeit. Dabei ist wichtig, dass nicht lediglich formale, sondern auch informelle Aspekte auf-genommen werden. Unabhängig von einzelnen Aufsichtsratscharakteristik (z. B. obliga-torischer vs. fakultativer Aufsichtsrat) werden typischerweise folgende Themenbereiche adressiert:

Überdies ist die Kombination aus der  Überprüfung der regulatorischen Anforderungen (Compliance Check) sowie  die Spiegelung des Status Quo der Gremienarbeit unter Best  Practice-Gesichtspunkten (Best Practice Check) hilfreich. Der Compliance  Check hat die Überprüfung und Sicherstellung der Gesetzeskonformität  zum Ziel. Als Basis dienen relevante und aktuell gültige Normen,  Vorschriften und Empfehlungen. Der  Best Practice Check basiert auf praktischen Erfahrungen bzw.  Empfehlungen und neusten wissenschaftlichen Erkenntnissen für eine  erfolgreiche Gremienarbeit. Er dient der Identifizierung potenzieller  Verbesserungs- und Handlungsmöglichkeiten. Dem Gremium wird hierdurch  illustriert, in welchen Bereichen die Stärken der Aufsichtsratsarbeit  liegen und in welchen Verbesserungspotenziale zu heben sind.


Management Summary & Auswertungsbericht

Die Auswertungsergebnisse fließen zum einen in eine kompakte und präzise Management Summary. Diese bietet die wesentlichen Ergebnisse des Compliance und Best Practice Checks auf einen Blick. Zudem werden konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Gremienarbeit übersichtlich dargestellt. Der detaillierte Ergebnisbericht enthält zusätzlich die vollständigen Auswertungen für die Einzelfragen sowie die aggregierten Ergebnisse für die unter-schiedlichen Themenbereiche der Effizienzprüfung. Zusätzlich werden die im Auswertungsbericht verwendeten Methoden ausführlich erläutert, die Vorgehensweise detailliert beschrieben und der Fragenkatalog dargestellt. Inhalte und Prozess der durchgeführten Effizienzprüfung werden vollständig dokumentiert. Der Auswertungsbericht ist so gestaltet, dass er als Gremienvorlage selbsterklärend ist und keine weiteren vertiefenden Erläuterungen (z.B. durch den Gremienvorsitzenden) notwendig sind. Der Ergebnisbericht trägt damit einer möglichen Dokumentationspflicht als auch der Möglichkeit zur Belegung der Durchführung einer Effizienzprüfung (beispielsweise gegenüber dem Wirtschaftsprüfer oder anderen Stakeholdern) umfassend Rechnung.


Gewährleistung der Anonymität

Die Anonymität der Gremienmitglieder und ihrer Antworten ist über den gesamten Befragungs- und Auswertungszeitraum gewährleistet. Es erfolgt keine individuelle Beurteilung der einzelnen Gremienmitglieder und ihrer individuellen Kompetenzen. Die Einhaltung höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards ist zu jeder Zeit gewährleistet.